സംസ്ഥാനത്തെ സർക്കാർ ഓഫിസുകളിൽ തീപിടിത്തം ഒഴിവാക്കുന്നതിനും തീപിടിത്തമുണ്ടായാൽ പ്രധാനപ്പെട്ട രേഖകൾ നഷ്ടമാകാതിരിക്കുന്നതിനും തീപിടിത്തം പെട്ടെന്ന് അറിയികുന്നതിനും പാലിക്കേണ്ട മാർനിർദേശങ്ങൾ സംബന്ധിച്ച് ആഭ്യന്തര വകുപ്പ് ഉത്തരവു പുറപ്പെടുവിച്ചു.
കെട്ടിടത്തിലെ വെന്റിലേഷൻ സംവിധാനങ്ങൾ പൂർണ്ണമായോ ഭാഗികമായോ അടയ്ക്കരുത്. മതിയായ വെന്റിലേഷൻ എല്ലാ ഭാഗങ്ങളിലും ഉറപ്പുവരുത്തണം. പാഴ്ക്കടലാസുകളും പാഴ്‌വസ്തുക്കളും സമയാസമയം നീക്കം ചെയ്യണം. കെട്ടിടത്തിന്റെ സ്റ്റെയർകേസിലും ടെറസ്സ് ഫ്‌ളോറിലും പാഴ് വസ്തുക്കൾ സൂക്ഷിക്കരുത്. ആവശ്യമായ പ്രാഥമിക അഗ്നിസുരക്ഷാ സംവിധാനങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കണം. റെക്കോഡ് റൂമിലും പ്രധാനപ്പെട്ട ഫയലകൾ സൂക്ഷിക്കുന്ന സ്ഥലങ്ങളിലും സ്‌മോക്ക് ഡിറ്റെക്ഷൻ ആൻഡ് അലാറം സിസ്റ്റം സ്ഥാപിക്കണം. പ്രധാനപ്പെട്ട ഫയലുകൾ പെട്ടെന്ന് തീ പിടിക്കാത്ത അലമാരകളിൽ സൂക്ഷിക്കണം. പ്രധാന ഫയൽ ഡിജിറ്റൽ ആയി സൂക്ഷിക്കുകയും പകർപ്പ് മറ്റൊരു ഓഫീസിൽ സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യണം. കാലപ്പഴക്കം ചെന്ന വൈദ്യുതീകരണ സംവിധാനങ്ങൾ മാറ്റണം. RCCB/ELCB സ്ഥാപിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കണം. ഒരു പ്ലഗ് പോയിന്റിൽ നിന്നും നിരവധി ഉപകരണങ്ങൾക്ക് കണക്ഷൻ എടുക്കരുത്. ഓപ്പൺ വയറിംഗ് പൂർണ്ണമായും ഒഴിവാക്കണം. വയറിംഗിൽ ജോയിന്റുകൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ ശരിയായ രീതിയിൽ ഇൻസുലേഷൻ ചെയ്യണം. സ്വിച്ച് ബോർഡ്, മെയിൻ സ്വിച്ച്, യു.പി.എസ് എന്നിവയിൽ നിന്ന് ആവശ്യമായ അകലം പാലിച്ച് മാത്രമേ തീപിടിക്കാൻ സാധ്യതയുള്ള സാധനങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കാവൂ.
സുപ്രധാന ഫയലുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്ന റെക്കോർഡ് റൂം ഓട്ടോമാറ്റിക് ഡിറ്റക്ഷൻ സംവിധാനം ഉപയോഗിച്ച് സമീപത്തെ ഫയൽ സ്റ്റേഷനുകളിൽ കോൾ ലഭ്യമാകുന്ന വിധത്തിൽ ഹോട്ട് ലൈൻ സംവിധാനം സ്ഥാപിക്കണം. (ബാങ്കുകളിൽ സ്ഥാപിക്കുന്നതു പോലെ). സർക്കാർ ഓഫീസുകളിൽ റെക്കോർഡ് റൂം സജ്ജമാക്കണം. ഓരോ മുറിയുടെയും വിസ്തൃതി പരിമിതപ്പെടുത്തണം. ഫയലുകൾ വലിയ ഉയരത്തിൽ അടുക്കിവയ്ക്കരുത്.
ഫയലുകൾ ഈർപ്പം തട്ടാത്തവിധത്തിൽ സൂക്ഷിക്കണം. റെക്കോർഡ് റൂമിലെ വയറിംഗുകൾ മുറിക്ക് പുറത്ത് വച്ച് വൈദ്യുതി വിച്ഛേദിക്കുവാൻ സാധിക്കുന്ന വിധത്തിൽ സ്ഥാപിക്കേണ്ടതും മുറിയ്ക്കകത്ത് പ്രവേശിക്കുന്ന സമയത്ത് മാത്രം പ്രവർത്തിക്കുന്ന വിധത്തിൽ വൈദ്യുത ഉപകരണങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കേണ്ടതുമാണ്. റെക്കോർഡ് റൂമുകൾക്ക് ആവശ്യമായ എക്‌സിറ്റ് വിഡ്ത്ത് ഉണ്ടായിരിക്കണം. വിലപ്പെട്ട രേഖകളും ഡിജിറ്റൽ രേഖകളും സൂക്ഷിക്കുന്ന റെക്കോർഡ് റൂമുകൾ, സെർവർ റൂമുകൾ, യു.പി.എസ് റൂമുകൾ എന്നിവിടങ്ങളിൽ സ്‌മോക്ക്/ ഹീറ്റ് ഡിറ്റക്ഷൻ സംവിധാനത്തിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്ന CO2/FM200 ൽ പ്രവർത്തിക്കുന്ന ടോട്ടൽ ഫ്‌ളഡിംഗ് സംവിധാനം സ്ഥാപിക്കണം.
ഇലക്ട്രിക്ക് ഉപകരണങ്ങൾ ഓഫീസ് സമയത്തിന് ശേഷം ഓഫ് ആക്കിയതായി ഉറപ്പാക്കണം.
ഓഫീസിനകത്ത് പാചകത്തിന്/ മറ്റ് ആവശ്യങ്ങൾക്ക് ഹീറ്റർ, ഇൻഡക്ഷൻ തുടങ്ങിയവ ഉപയോഗിക്കുന്നില്ല എന്ന് ഉറപ്പാക്കണം. സ്റ്റോർ റൂമുകളിൽ എക്‌സ്‌ഹോസ്റ്റ് ഫാനുകൾ ഉണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കണം. എല്ലാ ഓഫീസുകളിലും ജീവനക്കാർക്ക് പ്രഥമിക അഗ്നിശമന പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ മതിയായ പരിശീലനം നൽകണം.
ഫയൽ ഓഡിറ്റ്, ഇലക്ട്രിക്കൽ ഓഡിറ്റ് എന്നിവ യഥാസമയങ്ങളിൽ നടത്തി അപാകതകൾ പരിഹരിക്കണം. ബഹുനില കെട്ടിങ്ങൾ എൻ.ബി.സി പ്രകാരമുള്ള അഗ്നിശമന സംവിധാനങ്ങൾ സ്ഥാപിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കണം. അഗ്നിരക്ഷാ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കായി ഓഫീസ് കോമ്പൗണ്ടിനകത്തേക്കുള്ള റോഡ് എപ്പോഴും തടസ്സരഹിതമായി സൂക്ഷിക്കണം. പ്രധാനപ്പെട്ട ഓഫീസുകളിൽ നിർബന്ധമായും നൈറ്റ് വാച്ചർ/ സെക്യൂരിറ്റിയെ നിയമിക്കണമെന്നും ഉത്തരവിൽ പറയുന്നു.
